Vernetzt statt vereinzelt: KI wird zur Teamsache

Die familiengeführte opta data-Gruppe entwickelt seit über 50 Jahren passgenaue Services und digitale Lösungen für den betrieblichen Alltag von Gesundheitsfachberufen. Ihnen bietet das Unternehmen zukunftsfähige Finanzierungslösungen, digitale Abrechnungsdienstleistungen und Softwarelösungen, um Arbeitsprozesse zu optimieren. Dafür kam Künstliche Intelligenz zu Beginn nur punktuell zum Einsatz – das volle Potenzial der Technologie ließ sich so kaum ausschöpfen. Das rief die Mathematikern Katharina Pohl auf den Plan: Sie entwickelte mit der KI-Zentrale eine Blaupause für die erfolgreiche Digitalisierung komplexer Organisationen.

„Jeder bei uns hatte ein bisschen Ahnung von KI“, erzählt Katharina Pohl schmunzelnd, wenn sie vom anfänglichen Umgang mit der neuen Technologie bei opta data berichtet. So gab es viele dezentralen Einzelinitiativen und jede Menge unterschiedliche Tools. Die Folge: Expertise wurde nicht gebündelt, Schnittstellen blieben unentdeckt und Innovation verlief langsamer als möglich. Mit der KI-Zentrale wird das Thema unternehmensweit orchestriert: Aus der punktuellen Anwendung wurde eine unternehmensweite KI-Strategie geformt; es gibt einen Überblick zum Einsatz von KI im Unternehmen ebenso wie zum aktuellen Stand von KI-Anwendungen und konkreten Einsatzfällen bei opta data.

Pflegekräfte entlasten mit KI

13 Milliarden Euro – so hoch ist das Abrechnungsvolumen, das opta data jedes Jahr für seine mehr als 60.000 Kunden abwickelt. Jede Menge Potenzial für Automatisierung also. „Hier geht es beispielsweise darum, neuronale Netze so zu trainieren, dass sie auch Rezepte erfassen können, die vom Standard abweichen – wenn also nicht genau auf Linie gedruckt wurde oder die Angaben der Ärzte schwer leserlich sind“, erläutert KI-Ingenieurin Pohl ein typisches Anwendungsfeld für KI. Gleichzeitig gelte es, die strengen Vorgaben der datensensiblen Gesundheitsbranche zu beachten; ebenso wie etwa die Grundsätze des EU AI Act. „Es hilft uns enorm, dass das Wissen um diese Regularien nun an einer Stelle gebündelt ist“, betont Pohl. Gleichzeitig unterstützt die KI-Zentrale dabei, Innovationen auf den Weg zu bringen. So arbeitet das Unternehmen etwa daran, Pflegekräfte von bürokratischen Aufgaben zu entlasten. „Dafür entwickeln wir ein sprachbasiertes Tool, dem die Pflegenden während oder nach der Arbeit von ihren Tätigkeiten erzählen. Auf dieser Basis füllt die KI dann die entsprechenden Formulare.“

Eine neue Kultur entsteht

Um Innovation voranzutreiben, vernetzt die KI-Zentrale bei opta data Prozesswissen und KI-Wissen miteinander. „Wir bringen alle an einen Tisch: Diejenigen, die wissen, was täglich passiert und die die Abläufe kennen. Und diejenigen, die wissen, was KI aktuell leisten kann“, beschreibt Katharina Pohl den übergreifenden Ansatz bei opta data. Die KI-Zentrale unterstützt und begleitet nicht nur bei der Umsetzung konkreter Projekte, sie will auch Ängste abbauen – durch gezielten Austausch, klare Prozesse und interne Weiterbildung. In interaktiven Formaten und Workshops wird technisches Wissen vermittelt, aber auch die unternehmensweite Innovationskultur gefördert. Letztlich steht die KI-Zentrale für einen Paradigmenwechsel bei opta data: Statt KI einfach nur zu nutzen, wird sie zur strukturellen Stärke des Unternehmens. „KI ist ein starkes Tool, das wir für uns nutzbar machen wollen. Dabei fragen wir uns immer: Ist KI das mildeste Mittel oder können wir mit klassischer Programmierung am Ende mehr erreichen?“, betont Pohl. Der Künstlichen Intelligenz Grenzen setzen – auch das eine Aufgabe der KI-Zentrale bei opta data.